Informativa privacy di fiscomatico

Questa informativa descrive come Systema360 S.r.l. tratta i dati personali nell’area riservata di fiscomatico, lo spazio di systema360.it in cui gli studi che partecipano al progetto pilota ricevono l’invito, firmano gli accordi, attivano l’account, dialogano con Systema360 e scaricano guide e pacchetti di installazione.

È resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) al referente e ai collaboratori dello studio. Per la consultazione del sito vale l’informativa generale.

1. Responsable del tratamiento

• Systema360 S.r.l.
• Sede legale 85100 Potenza (PZ)
• P.IVA e C.F. 02227730765
• PEC systema360@pec.it
• Email info@systema360.it

Per ogni questione sulla protezione dei dati si può scrivere a privacy@systema360.it.

2. Dati trattati

Invito. Indirizzo email, nome dello studio e del referente indicati da Systema360, date di invio, scadenza, attivazione o revoca. Il link personale contiene un codice che il sistema conserva soltanto come impronta non reversibile.

Dati dello studio. Denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, comune, provincia, CAP, paese, telefono, sito web, PEC e codice destinatario SDI, inseriti dal referente al momento dell’attivazione e modificabili in seguito. Nei dati dell’account dello studio partita IVA e codice fiscale sono conservati cifrati. Quando lo studio è un professionista individuale questi dati riguardano anche la sua persona.

Account. Nome, indirizzo email, password conservata soltanto in forma cifrata non reversibile, chiave del secondo fattore di autenticazione e codici di recupero conservati cifrati, data di presa visione di questa informativa.

Conversazioni e allegati. Oggetto, funzione e testo dei messaggi scambiati con Systema360, con autore e data, e gli allegati, fino a cinque documenti o immagini di 10 MiB ciascuno per messaggio. I messaggi inviati dalla macchina virtuale dello studio riportano anche il nome dell’utente che li ha scritti. Le conversazioni di uno studio sono visibili al suo referente, al personale Systema360 assegnato allo studio e agli amministratori della piattaforma.

Firma degli accordi. Nome, ruolo ed email del firmatario, dichiarazione dei poteri, testo firmato e sua impronta, orari di invio e verifica del codice e di firma, indirizzo IP e browser. Il codice inviato per email si conserva soltanto in forma cifrata non reversibile. Il testo firmato riporta i dati dello studio e del firmatario così come sono stati sottoscritti, compresi partita IVA o codice fiscale, e si conserva invariato insieme alla sua copia in PDF.

Dati tecnici. Registro delle operazioni rilevanti, come invio e revoca degli inviti, attivazione, modifiche ai dati dello studio e accessi dell’assistenza con il profilo di un utente, con indirizzo IP e browser di chi le esegue. Permessi di download, con studio, pacchetto e scadenza. Eventi di accesso a fini statistici interni, con indirizzo IP anonimizzato. Sessione, con indirizzo IP e browser fino alla sua scadenza, e log del server con indirizzo IP e browser delle richieste. L’area usa soltanto cookie tecnici, senza cookie di profilazione né strumenti di statistica di terze parti.

3. Dati dei clienti dello studio

L’anagrafica dei clienti e le comunicazioni gestite da fiscomatico restano nella macchina virtuale installata presso lo studio e non sono copiate nell’area riservata.

Se lo studio inserisce in un messaggio o in un allegato dati personali dei propri clienti o di altre persone, per quei dati il titolare è lo studio. Systema360 li tratta come responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, secondo l’accordo sottoscritto con lo studio e soltanto per dare seguito alla richiesta. L’informativa a quelle persone spetta allo studio.

Systema360 chiede di inviare soltanto i dati necessari alla richiesta e di usare dati inventati quando un esempio è sufficiente.

Per installare, aggiornare e mantenere la macchina virtuale Systema360 vi accede come responsabile del trattamento per conto dello studio, secondo lo stesso accordo. Gli accessi alla macchina virtuale da fuori dello studio passano dall’ingresso di Systema360, che registra indirizzo IP, orario e nome richiesto e li conserva trenta giorni, ma non vede il contenuto, cifrato fino alla macchina dello studio.

4. Finalità e basi giuridiche

• Gestire inviti, attivazione e accesso all’area, fornire assistenza, documentazione e pacchetti di installazione nell’ambito del progetto pilota. La base giuridica è l’esecuzione degli accordi con lo studio (art. 6.1.b GDPR) e, per i collaboratori abilitati dallo studio, il legittimo interesse del titolare a fornire il servizio richiesto dallo studio (art. 6.1.f GDPR).
• Dimostrare la conclusione degli accordi con lo studio e tutelare i diritti delle parti. La base giuridica è l’esecuzione degli accordi (art. 6.1.b GDPR) e il legittimo interesse del titolare alla tutela dei propri diritti (art. 6.1.f GDPR).
• Proteggere l’area, prevenire accessi non autorizzati e conservare evidenza delle operazioni. La base giuridica è il legittimo interesse del titolare alla sicurezza del servizio (art. 6.1.f GDPR).
• Adempiere obblighi di legge, compresi quelli fiscali quando dovuti (art. 6.1.c GDPR).

I dati non sono usati per invii promozionali, profilazione o decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.

I dati richiesti nel modulo di attivazione sono necessari per creare l’account. Senza di essi lo studio non può accedere all’area.

5. Accesso dell’assistenza

Il personale autorizzato di Systema360 può aprire l’area con il profilo di un utente dello studio per verificare un problema. L’inizio e la fine di ogni accesso sono registrati.

6. Destinatari

I dati sono trattati dal personale autorizzato di Systema360 S.r.l. e da fornitori che operano come responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.

• Aruba S.p.A., per il server che ospita l’area, per l’archivio privato degli allegati, per l’invio delle email di invito, del codice per la firma, della copia degli accordi firmati e di reimpostazione della password e per l’archivio cifrato delle copie di sicurezza, tutti situati in Italia.

I dati possono essere comunicati alle autorità quando la legge lo impone e non sono venduti.

I dati sono conservati su server situati in Italia e non sono trasferiti fuori dall’Unione europea.

7. Conservazione

• Account, dati dello studio, conversazioni e allegati, per la durata del progetto pilota e dell’eventuale rapporto successivo con lo studio. Alla conclusione sono cancellati entro 90 giorni, salvo i dati da conservare per obblighi di legge o per la tutela di un diritto.
• Inviti non attivati, il link scade dopo sette giorni e i dati dell’invito sono cancellati automaticamente dodici mesi dopo la scadenza o la revoca, oppure dopo l’ultima modifica se l’invito non è mai stato inviato.
• Accordi firmati e prova della firma, dieci anni dalla fine del rapporto con lo studio.
• Codici per la firma, trenta giorni dopo la scadenza, poi cancellazione automatica.
• Registro delle operazioni, tre anni, poi cancellazione automatica.
• Eventi di accesso a fini statistici interni, dodici mesi, poi cancellazione automatica.
• Log del server, al massimo dodici mesi.
• Copie di sicurezza, sette copie giornaliere e quattro settimanali cifrate, quindi un dato cancellato può restare nelle copie per circa cinque settimane.

8. Diritti degli interessati

Ai sensi degli articoli da 15 a 22 del GDPR ogni interessato può chiedere l’accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità, e può opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.

Le richieste si inviano a privacy@systema360.it, all’indirizzo info@systema360.it o via PEC a systema360@pec.it.

Resta il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

9. Modifiche

Le modifiche a questa informativa sono pubblicate su questa pagina con la nuova data di revisione.

Última actualización 14 ottobre 2026