Chi tratta i dati e come contattarci
Doculea è sviluppata da Systema360 S.r.l., 85100 Potenza (PZ), P. IVA 02227730765.
Per l’assistenza scrivi a info@systema360.it. Per richieste sui dati personali scrivi a privacy@systema360.it.
Systema360 è titolare del trattamento dei dati che riceve per rispondere alle richieste di assistenza e gestire i rapporti con gli utenti. Non gestisce un servizio cloud che riceva o conservi il tuo archivio documentale.
Documenti e catalogo restano sotto il tuo controllo
Doculea legge i documenti e le scansioni, estrae il testo e conserva nel catalogo locale percorsi, categorie, tag, date e soggetti rilevati o inseriti da te. Questi contenuti possono includere dati personali, anche sensibili, a seconda dei documenti che scegli di trattare.
OCR, ricerca e classificazione sono eseguiti sul Mac. L’app non trasmette documenti, testo estratto o dati del catalogo ai server Systema360 o a servizi AI esterni. Non integra pubblicità, profilazione o strumenti di analisi dell’utilizzo di terze parti.
Se organizzi documenti per lavoro o per conto di altre persone, resta tua responsabilità individuare le basi giuridiche, i tempi di conservazione e le misure di protezione adeguate. L’elaborazione locale non costituisce una certificazione di conformità al GDPR.
Cartelle, rete e permessi
L’accesso ai file è limitato alle posizioni autorizzate attraverso macOS. Puoi collegare cartelle locali, dischi esterni, NAS e server montati nel sistema. Un NAS o server viene raggiunto attraverso la rete, secondo la configurazione che hai scelto.
Se scegli cartelle sincronizzate da servizi esterni, eventuali trasferimenti sono gestiti da quei servizi e dalle tue impostazioni. doculea non modifica né sostituisce le loro condizioni di trattamento.
L’uso di scanner compatibili e delle funzioni Continuity di iPhone e iPad è facoltativo e passa dai servizi di sistema Apple. I permessi di macOS non equivalgono, da soli, al consenso GDPR al trattamento del contenuto dei documenti.
Spotlight, notifiche e calendario
L’integrazione con Spotlight è facoltativa e inizialmente disattivata.
Se la attivi, doculea inserisce nell’indice locale del Mac nomi, tipi di documento, categorie, tag, date e mittenti, mai il testo estratto dai documenti.
Disattivandola, l’app rimuove le proprie voci dall’indice.
I promemoria delle scadenze sono notifiche locali facoltative, attivate solo dopo la tua autorizzazione, e possono mostrare nome del documento e data di scadenza secondo le impostazioni di macOS.
Puoi esportare le scadenze in un file .ics che contiene nomi dei documenti, tipi di scadenza e date.
Se lo importi in un calendario sincronizzato, la gestione e l’eventuale trasferimento di questi dati dipendono dal servizio e dalle impostazioni del calendario scelto.
Intelligenza artificiale sul dispositivo
Quando disponibile e attiva su un dispositivo compatibile, doculea può utilizzare Apple Intelligence tramite il modello Apple sul dispositivo. In alternativa usa regole locali. Nella versione descritta non viene utilizzato Private Cloud Compute.
I suggerimenti automatici non sono decisioni con effetti giuridici e possono contenere errori. Puoi correggerli. Le nuove categorie richiedono la tua approvazione.
Puoi scegliere regole facoltative per ogni sorgente, inizialmente disattivate, e simularle prima dell’attivazione. Le regole attive possono classificare, aggiungere dati e tag, rinominare e spostare nuovi documenti mentre la finestra dell’archivio è aperta. I file già presenti richiedono un’anteprima e la conferma del lotto.
Configurazioni ed esiti delle regole sono conservati nel catalogo locale e possono essere inclusi nel suo backup. Il ripristino mantiene le regole disattivate. Nessuna eliminazione automatica.
Acquisti, aggiornamenti e TestFlight
Apple gestisce account, pagamenti, rinnovi, rimborsi e distribuzione dell’app. doculea utilizza StoreKit per leggere e verificare lo stato degli acquisti sul dispositivo. Systema360 non riceve il numero della tua carta di pagamento dall’app e non dispone di un server di licenze che riceva i documenti.
Apple può rendere disponibili a Systema360 report di vendita, diagnostica e informazioni sui test secondo i servizi utilizzati e le relative impostazioni. TestFlight può condividere dati tecnici, arresti anomali e feedback con lo sviluppatore. Un feedback o uno screenshot che invii volontariamente può contenere informazioni personali, perciò evita di includere documenti riservati.
Il ruolo di Apple e gli eventuali trasferimenti internazionali dei suoi servizi sono descritti nella privacy Apple e nelle informazioni privacy di TestFlight. Questi servizi non vanno confusi con l’elaborazione locale dei tuoi documenti.
Assistenza e basi giuridiche
Se ci contatti, trattiamo il tuo indirizzo email, il contenuto del messaggio e gli eventuali dati tecnici o allegati che scegli di inviare. Non è necessario inviarci i documenti per usare doculea. Fornire i dati utili all’assistenza è facoltativo, ma la loro assenza può impedirci di rispondere al problema.
La gestione delle richieste relative al prodotto si basa sull’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b del GDPR. Gli eventuali obblighi di legge si basano sulla lettera c. La gestione di abusi, sicurezza e difesa di diritti può basarsi sul legittimo interesse ai sensi della lettera f, previa valutazione dei diritti dell’interessato.
I dati ricevuti sono accessibili al personale autorizzato e ai fornitori necessari alla gestione della posta e dell’assistenza, nei rispettivi ruoli e con le garanzie richieste. Non vengono venduti né usati per pubblicità. Eventuali trattamenti extra SEE devono avvenire con un meccanismo previsto dal GDPR, come una decisione di adeguatezza o le clausole contrattuali standard applicabili.
Conservazione, cancellazione e backup
La durata di conservazione dei documenti e del catalogo locale è decisa da te.
Puoi rimuovere una voce dal catalogo senza eliminare il documento originale.
Puoi creare un backup del catalogo cifrato con una password scelta da te e salvarlo in una cartella autorizzata sul Mac, su un disco esterno o su un NAS montato.
Il backup comprende il catalogo e le bozze di scansione, ma non include i documenti originali già archiviati.
I backup automatici sono facoltativi, disattivati all’inizio e conservano le dieci copie più recenti nella cartella scelta.
La password del backup automatico viene conservata nel Portachiavi del tuo utente sul Mac.
Systema360 non riceve il backup né la password.
Se scegli una cartella sincronizzata, i trasferimenti dipendono dal servizio e dalle tue impostazioni.
Eliminare documenti, bozze o pagine scansionate richiede una conferma forte con la digitazione di ELIMINA. I documenti originali vengono spostati nel Cestino quando supportato, senza eliminazione permanente alternativa. Le copie presenti in backup o in altri servizi seguono le loro impostazioni di conservazione.
Conserviamo le richieste di assistenza per il tempo necessario a gestirle e documentare la soluzione, tenendo conto delle eventuali riaperture, degli obblighi applicabili e della necessità di accertare o difendere diritti. Puoi richiedere informazioni sui dati e sui criteri di conservazione relativi alla tua richiesta.
Proteggi il Mac e le sorgenti con credenziali adeguate, accessi limitati e backup. L’app non rende automaticamente cifrati i file originali o i volumi scelti.
I tuoi diritti
Per i dati effettivamente trattati da Systema360 puoi chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e, quando applicabili, portabilità e opposizione. Puoi revocare un eventuale consenso senza pregiudicare i trattamenti già effettuati. Puoi proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità competente nel luogo in cui risiedi o lavori.
Scrivi a privacy@systema360.it. Rispondiamo nei termini previsti dal GDPR. Non possiamo recuperare, modificare o cancellare da remoto i documenti che non abbiamo ricevuto e che restano sul tuo Mac o nelle sorgenti scelte.
Sito e modifiche all’informativa
La navigazione su systema360.it è descritta nell’informativa del sito e nella relativa cookie policy. Questa pagina riguarda specificamente doculea, comprese le versioni di test. La data in alto identifica l’aggiornamento dell’informativa.