Quem trata dos dados e como contactar-nos
doculea é desenvolvida pela Systema360 S.r.l., 85100 Potenza (PZ), número de IVA 02227730765.
Para obter apoio, escreve para info@systema360.it. Para pedidos sobre dados pessoais, escreve para privacy@systema360.it.
A Systema360 é responsável pelo tratamento dos dados que recebe para responder aos pedidos de assistência e gerir a relação com os utilizadores. Não gere um serviço cloud que receba ou conserve o teu arquivo documental.
Documentos e catálogo permanecem sob o seu controlo
doculea lê documentos e digitalizações, extrai o texto e guarda no catálogo local os caminhos, as categorias, as etiquetas, as datas e as entidades detetadas ou introduzidas por ti. Estes conteúdos podem incluir dados pessoais, também sensíveis, conforme os documentos que escolhes tratar.
OCR, pesquisa e classificação são executados no Mac. A aplicação não transmite documentos, texto extraído ou dados do catálogo aos servidores Systema360 nem a serviços de IA externos. Não integra publicidade, definição de perfis nem ferramentas de análise de utilização de terceiros.
Se organizares documentos profissionalmente ou por conta de outras pessoas, continua a ser tua responsabilidade identificar as bases legais, os prazos de conservação e as medidas de proteção adequadas. O processamento local não é uma certificação de conformidade com o RGPD.
Pastas, rede e permissões
O acesso aos ficheiros limita-se aos locais autorizados através do macOS. Podes ligar pastas locais, discos externos, NAS e servidores montados no sistema. Um NAS ou servidor é acedido pela rede, segundo a configuração que escolheste.
Se escolheres pastas sincronizadas por serviços externos, eventuais transferências são geridas por esses serviços e pelas tuas definições. doculea não altera nem substitui os seus termos de tratamento.
A utilização de scanners compatíveis e das funções de Continuidade do iPhone e iPad é opcional e passa pelos serviços de sistema da Apple. As permissões do macOS não equivalem, por si só, ao consentimento previsto no RGPD para o tratamento do conteúdo dos documentos.
Spotlight, notificações e calendário
A integração com o Spotlight é opcional e inicialmente desativada.
Se ativares a integração, doculea insere no índice local do Mac nomes, tipos de documento, categorias, etiquetas, datas e remetentes, nunca o texto extraído dos documentos.
Desativando-a, a aplicação remove os seus itens do índice.
Os lembretes de datas de expiração são notificações locais opcionais, ativadas apenas após a sua autorização, e podem mostrar o nome do documento e a data de expiração de acordo com as definições do macOS.
Podes exportar os prazos para um ficheiro .ics que contém nomes de documentos, tipos de prazo e datas.
Se o importares num calendário sincronizado, a gestão e a eventual transferência destes dados dependem do serviço e das definições do calendário escolhido.
Inteligência artificial no dispositivo
Quando disponível e ativa num dispositivo compatível, doculea pode utilizar Apple Intelligence através do modelo Apple no dispositivo. Em alternativa, usa regras locais. A versão descrita não utiliza Private Cloud Compute.
As sugestões automáticas não são decisões com efeitos jurídicos e podem conter erros. Podes corrigi-las. As novas categorias precisam da tua aprovação.
Podes escolher regras opcionais para cada origem, inicialmente desativadas, e simulá-las antes da ativação. As regras ativas podem classificar, acrescentar dados e etiquetas, mudar nomes e mover novos documentos enquanto a janela do arquivo estiver aberta. Os ficheiros já existentes exigem uma pré-visualização e a confirmação do lote.
As configurações e os resultados das regras ficam no catálogo local e podem ser incluídos na sua cópia de segurança. A reposição mantém as regras desativadas. Sem eliminação automática.
Compras, atualizações e TestFlight
A Apple gere contas, pagamentos, renovações, reembolsos e distribuição da aplicação. doculea utiliza o StoreKit para ler e verificar o estado das compras no dispositivo. Systema360 não recebe o número do seu cartão de pagamento da aplicação e não dispõe de um servidor de licenças que receba os documentos.
A Apple pode disponibilizar à Systema360 relatórios de vendas, diagnósticos e informações sobre testes, conforme os serviços usados e as respetivas definições. O TestFlight pode partilhar dados técnicos, falhas e comentários com o programador. Um comentário ou uma captura de ecrã que envies voluntariamente pode conter informações pessoais, por isso evita incluir documentos confidenciais.
O papel da Apple e as eventuais transferências internacionais dos seus serviços são descritos na privacidade da Apple e nas informações de privacidade do TestFlight. Estes serviços não devem ser confundidos com o processamento local dos seus documentos.
Assistência e bases jurídicas
Se nos contactares, tratamos o teu endereço de email, o conteúdo da mensagem e os dados técnicos ou anexos que escolhas enviar. Não precisas de nos enviar documentos para usar doculea. Fornecer dados úteis ao apoio é opcional, mas a sua ausência pode impedir-nos de responder ao problema.
A gestão dos pedidos relativos ao produto baseia-se na execução do contrato ou de medidas pré-contratuais, nos termos do artigo 6, número 1, alínea b do RGPD. As eventuais obrigações legais baseiam-se na alínea c. A gestão de abusos, segurança e defesa de direitos pode basear-se no interesse legítimo nos termos da alínea f, após avaliação dos direitos do titular dos dados.
Os dados recebidos são acessíveis ao pessoal autorizado e aos fornecedores necessários à gestão do correio e da assistência, nos respetivos papéis e com as garantias exigidas. Não são vendidos nem usados para publicidade. Eventuais tratamentos fora do eee devem usar um mecanismo previsto no RGPD, como uma decisão de adequação ou as cláusulas contratuais-tipo aplicáveis.
Conservação, eliminação e cópias de segurança
A duração de conservação dos documentos e do catálogo local é decidida por si.
Podes remover uma entrada do catálogo sem eliminar o documento original.
Podes criar uma cópia de segurança do catálogo cifrada com uma palavra-passe à tua escolha e guardá-la numa pasta autorizada no Mac, num disco externo ou num NAS montado.
A cópia de segurança inclui o catálogo e os rascunhos de digitalização, mas não os documentos originais já arquivados.
Os backups automáticos são opcionais, desativados no início e preservam as dez cópias mais recentes na pasta selecionada.
A palavra-passe da cópia de segurança automática fica guardada no Porta-chaves da tua conta no Mac.
A Systema360 não recebe a cópia de segurança nem a palavra-passe.
Se escolheres uma pasta sincronizada, as transferências dependem do serviço e das tuas definições.
Apagar documentos, rascunhos ou páginas digitalizadas exige uma confirmação explícita com a introdução de ELIMINA. Os documentos originais são movidos para o Lixo quando esta operação é suportada, sem alternativa de eliminação permanente. As cópias existentes em cópias de segurança ou noutros serviços seguem as suas definições de conservação.
Conservamos os pedidos de assistência pelo tempo necessário para os gerir e documentar a solução, tendo em conta eventuais reaberturas, as obrigações aplicáveis e a necessidade de apurar ou defender direitos. Podes pedir informações sobre os dados e os critérios de conservação relativos ao teu pedido.
Protege o Mac e as fontes com credenciais adequadas, acesso limitado e cópias de segurança. A aplicação não cifra automaticamente os ficheiros originais nem os volumes escolhidos.
Os teus direitos
Para os dados efetivamente tratados pela Systema360, podes pedir acesso, retificação, eliminação, limitação e, quando aplicável, portabilidade e oposição. Podes retirar o consentimento sem afetar os tratamentos já realizados. Podes apresentar uma reclamação à Garante per la protezione dei dati personali ou à autoridade competente do local onde resides ou trabalhas.
Escreve para privacy@systema360.it. Respondemos nos prazos previstos no RGPD. Não podemos recuperar, alterar ou apagar à distância os documentos que não recebemos e que permanecem no teu Mac ou nas origens escolhidas.
Site e alterações à política
A navegação em systema360.it está descrita napolítica do site e na respetiva política de cookies. Esta página diz respeito especificamente a doculea, incluindo as versões de teste. A data no topo indica a atualização da política.