Qui traite les données et comment nous contacter
doculea est développée par Systema360 S.r.l., 85100 Potenza (PZ), n° de TVA 02227730765.
Pour l’assistance, écrivez à info@systema360.it. Pour toute demande concernant les données personnelles, écrivez à privacy@systema360.it.
Systema360 est responsable du traitement des données reçues pour répondre aux demandes d’assistance et gérer les relations avec les utilisateurs. Elle n’exploite pas de service cloud recevant ou conservant votre archive documentaire.
Documents et catalogue restent sous votre contrôle
doculea lit les documents et les numérisations, extrait le texte et conserve dans le catalogue local les chemins, catégories, tags, dates et personnes ou organismes détectés ou saisis par vous. Ces contenus peuvent inclure des données personnelles, y compris sensibles, selon les documents que vous choisissez de traiter.
OCR, recherche et classement s’effectuent sur Mac. L’application ne transmet ni documents, ni texte extrait, ni données du catalogue aux serveurs Systema360 ou services IA externes. Elle n’intègre ni publicité, profilage ni analyse d’usage tierce.
Si vous organisez des documents dans un cadre professionnel ou pour d’autres personnes, il vous appartient de déterminer les bases juridiques, les durées de conservation et les mesures de protection appropriées. Le traitement local ne constitue pas une certification de conformité au RGPD.
Dossiers, réseau et autorisations
L’accès aux fichiers se limite aux emplacements autorisés via macOS. Connectez dossiers locaux, disques externes, NAS et serveurs montés dans le système. L’accès aux NAS et serveurs passe par le réseau selon votre configuration.
Si vous choisissez des dossiers synchronisés par des services externes, les éventuels transferts sont gérés par ces services et vos paramètres. doculea ne modifie ni ne remplace leurs conditions de traitement.
L’utilisation de scanners compatibles et des fonctions Continuité d’iPhone et d’iPad est facultative et passe par les services Apple. Les autorisations macOS ne constituent pas à elles seules un consentement RGPD au traitement du contenu des documents.
Spotlight, notifications et calendrier
L’intégration Spotlight est facultative et désactivée au départ.
Si vous l’activez, doculea ajoute à l’index local du Mac les noms, types de documents, catégories, tags, dates et expéditeurs, jamais le texte extrait des documents.
En la désactivant, l’application retire ses propres entrées de l’index.
Les rappels d’échéances sont des notifications locales facultatives, activées uniquement après votre autorisation. Ils peuvent afficher le nom du document et sa date d’échéance selon les réglages de macOS.
Exportez les échéances dans un fichier .ics contenant noms des documents, types d’échéances et dates.
Si vous l’importez dans un calendrier synchronisé, la gestion et l’éventuel transfert de ces données dépendent du service et des paramètres du calendrier choisi.
Intelligence artificielle sur l’appareil
Si disponible et activée sur un appareil compatible, doculea peut utiliser Apple Intelligence avec le modèle Apple local. Sinon, elle utilise des règles locales. La version décrite n’utilise pas Private Cloud Compute.
Les suggestions automatiques ne sont pas des décisions produisant des effets juridiques et peuvent contenir des erreurs. Vous pouvez les corriger. Les nouvelles catégories nécessitent votre approbation.
Choisissez des règles facultatives par source, désactivées au départ, et simulez-les avant activation. Les règles actives peuvent classer, ajouter données et tags, renommer et déplacer les nouveaux documents pendant que la fenêtre des archives est ouverte. Les fichiers existants nécessitent un aperçu et une confirmation du lot.
Les configurations et les résultats des règles sont conservés dans le catalogue local et peuvent être inclus dans sa sauvegarde. La restauration laisse les règles désactivées. Aucune suppression automatique.
Achats, mises à jour et TestFlight
Apple gère les comptes, paiements, renouvellements, remboursements et la distribution de l’application. doculea utilise StoreKit pour lire et vérifier l’état des achats sur l’appareil. Systema360 ne reçoit pas le numéro de votre carte depuis l’application et ne dispose pas d’un serveur de licences recevant les documents.
Apple peut fournir à Systema360 des rapports de ventes, diagnostics et informations de test selon les services utilisés et leurs réglages. TestFlight peut partager avec le développeur des données techniques, plantages et avis. Un avis ou une capture que vous envoyez volontairement peut contenir des informations personnelles. Évitez donc d’y inclure des documents confidentiels.
Le rôle d’Apple et les éventuels transferts internationaux de ses services sont décrits dans la confidentialité Apple et dans les informations de confidentialité de TestFlight. Ces services sont distincts du traitement local de vos documents.
Assistance et bases juridiques
Si vous nous contactez, nous traitons votre adresse email, le contenu du message et les éventuelles données techniques ou pièces jointes que vous choisissez d’envoyer. Vous n’avez pas besoin de nous envoyer vos documents pour utiliser doculea. Fournir les données utiles à l’assistance est facultatif, mais leur absence peut nous empêcher de résoudre le problème.
La gestion des demandes produit repose sur l’exécution du contrat ou de mesures précontractuelles, art. 6, par. 1, point b du RGPD. Les obligations légales reposent sur le point c. La gestion des abus, de la sécurité et de la défense des droits peut reposer sur l’intérêt légitime du point f, après évaluation des droits de la personne concernée.
Les données reçues sont accessibles au personnel autorisé et aux prestataires nécessaires à la messagerie et à l’assistance, dans leurs rôles respectifs et avec les garanties requises. Elles ne sont ni vendues ni utilisées pour la publicité. Tout traitement hors eee doit utiliser un mécanisme prévu par le RGPD, tel qu’une décision d’adéquation ou les clauses contractuelles types applicables.
Conservation, suppression et sauvegarde
Vous décidez de la durée de conservation des documents et du catalogue local.
Retirez une entrée du catalogue sans supprimer le document original.
Créez une sauvegarde du catalogue chiffrée avec votre mot de passe et enregistrez-la dans un dossier autorisé du Mac, un disque externe ou un NAS monté.
La sauvegarde comprend le catalogue et les brouillons de numérisation, mais pas les documents originaux déjà archivés.
Les sauvegardes automatiques sont facultatives, désactivées au départ et conservent les dix copies les plus récentes dans le dossier choisi.
Le mot de passe de la sauvegarde automatique est conservé dans le Trousseau de votre utilisateur sur le Mac.
Systema360 ne reçoit ni la sauvegarde ni le mot de passe.
Si vous choisissez un dossier synchronisé, les transferts dépendent du service et de vos paramètres.
La suppression de documents, brouillons ou pages numérisées exige une confirmation renforcée en saisissant ELIMINA. Les originaux sont déplacés dans la Corbeille lorsque cela est possible, sans solution alternative de suppression définitive. Les copies présentes dans les sauvegardes ou d’autres services suivent leurs paramètres de conservation.
Nous conservons les demandes d’assistance aussi longtemps que nécessaire pour les traiter et documenter la solution, en tenant compte des éventuelles réouvertures, des obligations applicables et du besoin de constater ou défendre des droits. Vous pouvez demander des informations sur les données et les critères de conservation de votre demande.
Protégez le Mac et les sources avec des identifiants adaptés, accès limités et sauvegardes. L’application ne chiffre pas automatiquement les originaux ni les volumes choisis.
Vos droits
Pour les données réellement traitées par Systema360, vous pouvez demander accès, rectification, suppression, limitation et, lorsque applicables, portabilité et opposition. Vous pouvez retirer votre consentement sans affecter les traitements précédents. Vous pouvez déposer une réclamation auprès de Autorité italienne de protection des données personnelles ou auprès de l’autorité compétente du lieu où vous résidez ou travaillez.
Écrivez à privacy@systema360.it. Nous répondons dans les délais prévus par le RGPD. Nous ne pouvons pas récupérer, modifier ou supprimer à distance les documents que nous n’avons pas reçus et qui restent sur votre Mac ou dans les sources choisies.
Site et modifications de la politique
La navigation sur systema360.it est décrite dans lapolitique du site et dans la politique relative aux cookies correspondante. Cette page concerne spécifiquement doculea, y compris les versions de test. La date en haut indique la mise à jour de la politique.