Wer die Daten verarbeitet und wie du uns erreichst
doculea wird von Systema360 S.r.l., 85100 Potenza (PZ), Umsatzsteuer-ID 02227730765 entwickelt.
Für Support schreibe an info@systema360.it. Bei Fragen zu personenbezogenen Daten schreibe an privacy@systema360.it.
Systema360 ist für die Verarbeitung der Daten verantwortlich, die zur Beantwortung von Supportanfragen und zur Pflege der Nutzerbeziehungen eingehen. Wir betreiben keinen Clouddienst, der dein Dokumentenarchiv erhält oder speichert.
Dokumente und Katalog bleiben unter deiner Kontrolle
doculea liest Dokumente und Scans, extrahiert den Text und speichert Pfade, Kategorien, Tags, Daten sowie erkannte oder von dir eingegebene Beteiligte im lokalen Katalog. Je nach den von dir ausgewählten Dokumenten können diese Inhalte personenbezogene Daten enthalten, auch sensible Daten.
OCR, Suche und Klassifizierung erfolgen auf dem Mac. Die App sendet weder Dokumente noch extrahierten Text oder Katalogdaten an Systema360-Server oder externe KI-Dienste. Sie enthält keine Werbung, Profilerstellung oder Nutzungsanalysewerkzeuge von Drittanbietern.
Wenn du Dokumente beruflich oder für andere Personen organisierst, liegt es weiterhin in deiner Verantwortung, die Rechtsgrundlagen, Aufbewahrungsfristen und geeigneten Schutzmaßnahmen festzulegen. Lokale Verarbeitung ist keine Zertifizierung der dsgvo-Konformität.
Ordner, Netzwerk und Berechtigungen
Der Dateizugriff ist auf die über macOS freigegebenen Speicherorte begrenzt. Du kannst lokale Ordner, externe Datenträger, NAS und im System eingebundene Server verbinden. Der Zugriff auf NAS oder Server erfolgt über das Netzwerk entsprechend deiner Konfiguration.
Wenn du Ordner auswählst, die von externen Diensten synchronisiert werden, verwalten diese Dienste etwaige Übermittlungen gemäß deinen Einstellungen. doculea ändert oder ersetzt ihre Verarbeitungsbedingungen nicht.
Kompatible Scanner und Continuity-Funktionen von iPhone und iPad werden optional über Apple-Systemdienste genutzt. macOS-Berechtigungen allein sind keine dsgvo-Einwilligung zur Verarbeitung der Dokumentinhalte.
Spotlight, Mitteilungen und Kalender
Die Spotlight-Anbindung ist optional und anfangs deaktiviert.
Wenn du die Funktion aktivierst, fügt doculea Namen, Dokumenttypen, Kategorien, Tags, Daten und Absender zum lokalen Index des Mac hinzu, niemals den aus Dokumenten extrahierten Text.
Bei der Deaktivierung entfernt die App ihre eigenen Einträge aus dem Index.
Fristerinnerungen sind optionale lokale Mitteilungen, die erst nach deiner Zustimmung aktiviert werden. Je nach macOS-Einstellungen können sie Dokumentnamen und Fälligkeitsdatum anzeigen.
Du kannst Fristen in eine .ics-Datei exportieren, die Dokumentnamen, Fristtypen und Termine enthält.
Wenn du die Datei in einen synchronisierten Kalender importierst, hängen die Verwaltung und eine etwaige Übermittlung dieser Daten vom Dienst und den Einstellungen des gewählten Kalenders ab.
Künstliche Intelligenz auf dem Gerät
Wenn Apple Intelligence auf einem kompatiblen Gerät verfügbar und aktiviert ist, kann doculea das Apple-Modell auf dem Gerät verwenden. Andernfalls arbeitet die App mit lokalen Regeln. Die beschriebene Version verwendet kein Private Cloud Compute.
Automatische Vorschläge sind keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung und können Fehler enthalten. Du kannst sie korrigieren. Neue Kategorien benötigen deine Zustimmung.
Du kannst für jede Quelle optionale Regeln wählen, die zunächst deaktiviert sind, und sie vor der Aktivierung simulieren. Aktive Regeln können neue Dokumente klassifizieren, Daten und Tags ergänzen, sie umbenennen und verschieben, solange das Archivfenster geöffnet ist. Für bereits vorhandene Dateien sind eine Vorschau und die Bestätigung des Stapels erforderlich.
Konfigurationen und Regelergebnisse werden im lokalen Katalog gespeichert und können in dessen Backup enthalten sein. Nach einer Wiederherstellung bleiben die Regeln deaktiviert. Keine automatische Löschung.
Käufe, Aktualisierungen und TestFlight
Apple verwaltet Konten, Zahlungen, Verlängerungen, Erstattungen und die Verteilung der App. doculea verwendet StoreKit, um den Kaufstatus auf dem Gerät auszulesen und zu prüfen. Systema360 erhält über die App keine Zahlungskartennummer und betreibt keinen Lizenzserver, der Dokumente empfängt.
Apple kann Systema360 Verkaufsberichte, Diagnosedaten und Testinformationen bereitstellen, abhängig von den verwendeten Diensten und ihren Einstellungen. TestFlight kann technische Daten, Abstürze und Feedback mit dem Entwickler teilen. Freiwillig gesendetes Feedback oder ein Screenshot kann personenbezogene Informationen enthalten. Füge daher keine vertraulichen Dokumente bei.
Die Rolle von Apple und mögliche internationale Datenübermittlungen seiner Dienste werden beschrieben in der Datenschutzhinweise von Apple und in den Datenschutzhinweise von TestFlight. Diese Dienste sind von der lokalen Verarbeitung deiner Dokumente zu unterscheiden.
Support und Rechtsgrundlagen
Wenn du uns kontaktierst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Inhalt deiner Nachricht und die technischen Daten oder Anhänge, die du uns senden möchtest. Du musst uns keine Dokumente schicken, um doculea zu verwenden. Angaben für den Support sind freiwillig. Ohne sie können wir das Problem unter Umständen nicht beantworten.
Produktbezogene Anfragen werden auf Grundlage der Vertragserfüllung oder vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b dsgvo bearbeitet. Gesetzliche Verpflichtungen beruhen auf Buchst. c. Die Bearbeitung von Missbrauch, Sicherheit und Rechtsverteidigung kann nach Prüfung der Rechte der betroffenen Person auf dem berechtigten Interesse gemäß Buchst. f beruhen.
Empfangene Daten sind für befugtes Personal und die zur Bearbeitung von Post und Support erforderlichen Anbieter zugänglich, jeweils in ihrer Rolle und mit den vorgeschriebenen Garantien. Sie werden weder verkauft noch für Werbung verwendet. Verarbeitungen außerhalb des ewr müssen auf einem Mechanismus der dsgvo beruhen, etwa einem Angemessenheitsbeschluss oder anwendbaren Standardvertragsklauseln.
Aufbewahrung, Löschung und Backup
Du entscheidest, wie lange Dokumente und lokaler Katalog aufbewahrt werden.
Du kannst einen Eintrag aus dem Katalog entfernen, ohne das Originaldokument zu löschen.
Du kannst eine mit einem selbst gewählten Passwort verschlüsselte Sicherung des Katalogs erstellen und sie in einem freigegebenen Ordner auf dem Mac, auf einem externen Laufwerk oder auf einem eingebundenen NAS speichern.
Das Backup enthält den Katalog und Scanentwürfe, jedoch keine bereits archivierten Originaldokumente.
Automatische Backups sind optional und anfangs deaktiviert. Sie bewahren die zehn neuesten Kopien im gewählten Ordner auf.
Das Passwort des automatischen Backups wird im Schlüsselbund deines Mac-Benutzers gespeichert.
Systema360 erhält weder das Backup noch das Passwort.
Bei einem synchronisierten Ordner hängen Übermittlungen vom Dienst und deinen Einstellungen ab.
Das Löschen von Dokumenten, Entwürfen oder gescannten Seiten erfordert eine ausdrückliche Bestätigung durch Eingabe von ELIMINA. Originaldokumente werden, soweit unterstützt, in den Papierkorb verschoben. Eine alternative endgültige Löschung erfolgt nicht. Kopien in Backups oder anderen Diensten unterliegen deren Aufbewahrungseinstellungen.
Wir speichern Supportanfragen so lange, wie es für ihre Bearbeitung und die Dokumentation der Lösung erforderlich ist. Dabei berücksichtigen wir erneute Anfragen, geltende Verpflichtungen sowie die Feststellung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Du kannst Informationen zu den Daten und Aufbewahrungskriterien deiner Anfrage verlangen.
Schütze den Mac und die Quellen durch geeignete Zugangsdaten, begrenzte Zugriffsrechte und Backups. Die App verschlüsselt die Originaldateien oder die ausgewählten Laufwerke nicht automatisch.
Deine Rechte
Für tatsächlich von Systema360 verarbeitete Daten kannst du Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und, soweit anwendbar, Übertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Du kannst eine Einwilligung widerrufen, ohne frühere Verarbeitungen zu beeinträchtigen. Du kannst Beschwerde einlegen bei der Italienische Datenschutzaufsichtsbehörde oder an die zuständige Behörde an deinem Wohn- oder Arbeitsort.
Schreib an privacy@systema360.it. Wir antworten innerhalb der Fristen der dsgvo. Dokumente, die wir nicht erhalten haben und die auf deinem Mac oder in deinen gewählten Quellen bleiben, können wir nicht aus der Ferne wiederherstellen, ändern oder löschen.
Website und Änderungen dieser Datenschutzhinweise
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