fiscomatico, Automatisierungen für Steuerberatungskanzleien, kommt demnächst

Das neue Systema360-Produkt für Steuerberatungskanzleien heißt fiscomatico. Es vereint E-Mail, PEC und WhatsApp der Kanzlei in einer Oberfläche, erkennt Mandanten, soweit die Daten dies ermöglichen, und speichert Originale und Anhänge in den bereits verwendeten Kanzleiordnern.

Mitarbeiter erhalten nur Vorgänge, die geprüft werden müssen.

Drei Kanäle, eine Oberfläche

Es liest E-Mail- und PEC-Postfächer der Kanzlei und bewahrt Originalnachrichten mit Anhängen auf, bei PEC auch Zustellnachweise und signierte Dateien. Kundennachrichten kommen über den offiziellen WhatsApp-Kanal, mit Fotos und Dokumenten. Nummer und Konto bleiben im Besitz der Kanzlei.

Zahlungsaufforderungen, Compliance-Schreiben und F24-Formulare, die per PEC eingehen oder aus dem Steuerportal heruntergeladen werden, findest du zusammen mit den übrigen Unterlagen nach Mandant sortiert wieder.

Daten bleiben in der Kanzlei

Die Oberfläche läuft auf einem Computer in der Kanzlei, einem eigenen Mini-PC oder einem vorhandenen NAS oder Server. Dort liest sie die Post und speichert Dokumente in den Kanzleiordnern.

Von außerhalb erreichst du es über den geschützten Systema360-Zugang, der verschlüsselten Datenverkehr weiterleitet, ohne ihn zu lesen oder zu speichern.

Eine KI, die in der Kanzlei arbeitet

Auf Wunsch installieren wir ein Open-Source-KI-Modell auf dem Kanzleirechner, sofern er ausreichend Arbeitsspeicher und Leistung bietet. Es liest Texte und Anhänge dort, ohne sie an externe Dienste zu senden.

Für Bescheide, Schreiben und lange Nachrichten erstellt es eine kurze Zusammenfassung mit wichtigen Daten, etwa Umsatzsteuer-ID, Steuerjahr und angegebenen Beträgen. Bei unklaren Fällen schlägt es Mandant und Ordner vor und zeigt die Herkunft der Angaben. Nichts wird endgültig, bevor ein Mitarbeiter bestätigt.

Neben der Verwaltungssoftware

Es ersetzt die Kanzleiverwaltungssoftware nicht, sondern ergänzt sie. Mandantenstammdaten kommen aus dem vorhandenen Programm, per Export oder bereitgestellter Schnittstelle. Jede Anbindung wird gemeinsam mit Kanzlei und Anbieter geprüft.

Individuell mit laufendem Support

Jede Installation wird mit Systema360 auf Postfächer, Archivordner und Regeln zur Mandantenerkennung abgestimmt und anhand echter Fälle verfeinert.

Systema360 aktualisiert das System und überwacht den Betrieb aus der Ferne. Geprüft wird der Zustand des Rechners, nicht der Inhalt der Kommunikation. Jeder Wartungszugriff wird protokolliert.

Wann es kommt

Wir bereiten es mit den ersten Kanzleien vor. Ein Veröffentlichungstermin wurde noch nicht bekannt gegeben.

Auf der Seite von fiscomatico findest du den technischen Aufbau, die Integrationen und eine Warteliste für die Benachrichtigung zum Start.